Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

2. Marco legal

Esta política desarrolla el derecho de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Se rige por:

• la Ley Estatutaria 1581 de 2012;
• el Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015;
• la Ley 2300 de 2023, en lo relativo al contacto comercial con consumidores;
• las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

3. Definiciones

Según el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación que el responsable dirige al titular para informarle sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible. Por ejemplo, el estado civil o la profesión.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual o datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. En esta política es DESIGNIO MEDIA GROUP S.A.S.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

4. Principios

Designio aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
2. Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima que se informa al titular.
3. Libertad: solo se tratan datos con autorización previa, expresa e informada.
4. Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
5. Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre sus datos.
6. Acceso y circulación restringida: los datos no se publican en internet ni en medios masivos, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
7. Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
8. Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva sobre la información.

5. Bases de datos, datos tratados y finalidades

5.1 Prospectos y clientes

Datos: nombre o razón social, número de WhatsApp o teléfono, correo electrónico y cargo. También la información comercial que el titular comparte voluntariamente: objetivo, punto de partida de su marca, canales y activos digitales, servicio de interés y presupuesto estimado.

Finalidades: 1. Atender consultas y solicitudes de cotización. 2. Elaborar diagnósticos y propuestas comerciales. 3. Comunicarse con el titular sobre su solicitud por el canal que él eligió. 4. Celebrar, ejecutar y gestionar los contratos de servicios. 5. Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales. 6. Medir la satisfacción y mejorar los servicios. 7. Enviar información comercial, novedades y contenidos de Designio, solo si el titular lo autorizó por separado. Puede retirar esta autorización en cualquier momento.

5.2 Proveedores y aliados

Datos: nombre o razón social, documento de identificación, datos de contacto e información necesaria para contratar y pagar.

Finalidades: seleccionar, contratar y pagar a proveedores, y cumplir obligaciones contables y tributarias.

5.3 Colaboradores y candidatos

Datos: los necesarios para procesos de selección, contratación y gestión de la relación laboral o de prestación de servicios.

Finalidades: adelantar procesos de selección, cumplir obligaciones laborales, de seguridad social y tributarias, y administrar la relación contractual.

6. Datos sensibles

Designio no solicita datos sensibles a través de su sitio web ni de sus formularios comerciales. Si en algún caso fuera necesario tratarlos:

• se informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento;
• se solicitará su autorización explícita;
• se le indicará qué datos son sensibles y para qué se usarán.

7. Datos de niños, niñas y adolescentes

Los servicios de Designio están dirigidos a empresas y a personas mayores de edad, por lo cual no se recolectan intencionalmente datos de menores. Si excepcionalmente se tratan, se respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

8. Autorización

Designio solicita la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, por cualquiera de estos medios:

• la casilla de autorización del formulario del sitio web;
• documento físico o electrónico;
• mensaje de datos, incluido WhatsApp;
• manifestación verbal;
• conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su autorización.

Designio conserva prueba de la autorización.

No se requiere autorización cuando se trate de: - información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial; - datos de naturaleza pública; - casos de urgencia médica o sanitaria; - tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; - datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Así lo establece el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

9. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante Designio.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos: - el titular; - sus causahabientes; - su representante o apoderado; - quien actúe por estipulación a favor de otro.

10. Deberes de Designio como responsable

En cumplimiento del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Designio se compromete a: 1. Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del habeas data. 2. Conservar copia de la autorización. 3. Informar al titular la finalidad de la recolección y sus derechos. 4. Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias. 5. Actualizar y rectificar la información cuando corresponda. 6. Tramitar las consultas y reclamos en los términos de ley. 7. Exigir a los encargados el respeto de la seguridad y privacidad de la información. 8. Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.

11. Área responsable de atender consultas y reclamos

La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo de la Representación Legal de DESIGNIO MEDIA GROUP S.A.S., a través de:

• Correo: datos@designiomediagroup.com
• Dirección: Calle 151 C # 107-10, Bogotá D.C.

12. Procedimiento para ejercer los derechos

12.1 Consultas

Aplica cuando el titular quiere saber qué datos suyos tiene Designio y cómo se usan (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

La consulta se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder en ese término, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

12.2 Reclamos

Aplica cuando el titular considera que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierte un incumplimiento de la ley (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

El reclamo debe incluir: - identificación del titular; - descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; - dirección o medio de respuesta; - documentos que quiera hacer valer.

Trámite: 1. Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si pasan dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo. 2. Si Designio no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. 3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que sea decidido. 4. El reclamo se resuelve en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible hacerlo en ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

12.3 Requisito de procedibilidad

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Designio (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

13. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar sus servicios, Designio usa herramientas tecnológicas de terceros que actúan como encargados del tratamiento, entre ellas: - mensajería; - correo electrónico; - almacenamiento en la nube; - gestión de clientes (CRM); - automatización.

Algunas tienen servidores fuera de Colombia. Esta transmisión se realiza con la autorización del titular y/o bajo condiciones contractuales que obligan al encargado a tratar los datos solo para las finalidades aquí descritas y con medidas de seguridad adecuadas.

Designio no vende, alquila ni cede datos personales a terceros.

14. Contacto comercial

Cuando Designio contacte a un titular con fines comerciales: - usará los canales que el titular haya autorizado; - lo hará dentro de los horarios previstos en la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.; - no lo contactará domingos ni festivos, salvo que el titular lo solicite expresamente.

El titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíe más información comercial, escribiendo a datos@designiomediagroup.com o respondiendo al mismo canal.

15. Seguridad de la información

Designio adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.

16. Vigencia

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio del documento.

Las bases de datos permanecerán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias y comerciales. Cumplidos esos plazos, los datos serán suprimidos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

Cualquier cambio sustancial a esta política se comunicará a través de designiomediagroup.com antes de su implementación.

17. Registro Nacional de Bases de Datos

Designio inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se encuentre obligada a hacerlo conforme a la normativa vigente.